1. Model SDI dan elemen2nya
SDI meliputi:
Spesialis informasi, System analyst, Programmer, DBA, Network Spesialist, Hardware, Software, User, Data, Informasi.
a. Subsistem Input
- Sistem Informasi Akuntansi
mengumpulkan data internal yang menjelaskan data transaksi dengan para pemasok.
- Subsistem Riset Sumber Daya Informasi
menjelaskan kegiatan-kegiatan proyek riset didalam perusahaan. Dilakukan oleh System Analist melalui interaksi dengan user.
- Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi
menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dari unsur unsur lingkungan yaitu : pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, pelanggan, pesaing
b. Subsistem Output
Hardware, Software, Sumber Daya Manusia, Data dan informasi menjelaskan sumber daya data & informasi, Sumber daya terintegrasi menghubungan hardware, software, sumber daya manusia, data dan informasi.
2. Perlukah Office Automation di perusahaan? Apa keuntungan OA? Apa kerugian OA? Dan aplikasinya?
Manfaat Penggunaan OA
Ø Meningkatkan produktifitas kinerja dari sekretaris dan karyawan administrasi.
Ø Meningkatkan penggunaan outgoing correspondence.
Ø Meningkatkan penggunaan incoming correspondence.
Ø Menjadi salah satu alat untuk pemecahan masalah.
Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik
Aplikasi2 OA
ª Pengolah Kata (word processing)
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan tugas untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak.
ª E-mail (electronic mail)
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan user mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan media penyimpanan.
ª Voice Mail
Proses kerjanya hampir sama dengan e-mail tetapi voice mail dengan mengucapkan melalui telepon.
ª Konferensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membentuk hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi.
ª Konferensi Video
Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara georafis.
ª Konferensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan anggota dengan karakteristik yang sama untuk bertukar informasi.
ª Transmisi Faksimili
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.
Peranan Manajerial OA dalam pemecahan masalah
ª Peranan Monitor / sebagai pemantau.
manager bertindak sebagai pemantau, menerima informasi dan meneruskannya kepada yang lain dan menyimpannya untuk pengambilan keputusan.
ª Peranan Spokeperson / sebagai juru bicara.
manager mengirimkan informasi kepada atasan, lingkungan operasi lain didalam perusahaan dan unit-unit pendukung lainnya.
ª Peranan sebagai Liaison / sebagai penghubung.
manager menerima informasi dari lingkungan, unit-unit pendukung.
ª Peranan Leader / sebagai pemimpin.
manager menerima informasi dari atasan dan bawahan.
ª Peranan Disseminator / sebagai penyebar informasi.
manager mengirimkan informasi kepada bawahan.
Kerugian OA
Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.
Rasa tidak memiliki akan semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang lebih tinggi.
Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan OAS.
Investasi lebih rendah bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan OAS.
OA Menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dibandingkan dengan media yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi kantor manual, informasi OA tiba lebih cepat, dalam bentuk yang lebih baik, dan dengan penampilan yang lebih menarik. Kesimpulannya, informasi OA berkomunikasi lebih baik dan karenanya menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
3. Outsourcing? Keuntungan?kerugian?
Outsourcing : mengkontrakkan seluruh / sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa diluar perusahaan.
Tujuan outsourcing
§ Biaya dapat dikelola lebih baik.
§ Pengurangan biaya.
§ Biaya masa depan dapat diperkirakan lebih akurat.
§ Tidak terbebani pemeliharaan sistem sehingga manajemen dapat memusatkan perhatian pada pengembangan sistem baru.
§ Memperoleh tenaga ahli yang diperlukan.
Risiko outsourcing
Banyak CIO ragu untuk memberikan persetujuan mereka bagi kontrak outsourcing jangka panjang karena mereka tidak ingin bergantung pada organisasi lain.
4. Model adalah? Jenis2 model?
MODEL adalah Penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas / entity.
Jenis2 model:
a. Model Fisik
Penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi, melalui rancangan fisik.
b. Model Naratif
Menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan dan hal ini digunakan dalam hamper semua komunikasi bisnis.
c. Model Grafik
Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk untuk mengkomunikasikan suatu informasi.
d. Model Matematika
Penggunaan semua rumus atau persamaan matematika.
Kegunaan model:
a. Mempermudah Pengertian
Sebab suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Elemen dan hubungan dari entitas itulah yang disederhanakan.
b. Mempermudah Komunikasi
Karena keempat model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik dan matematika.
c. Memperkirakan Masa Depan
Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh jenis model lain.
5. Konversi data ( peralihan data dari sistem lama ke sistem baru )
Fenomena kesalahan yang berakibat fatal pada organisasi saat melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem baru terjadi karena :
- Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi ,analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam.
- Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
- Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi) diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan. (pengurangan pegawai).
- Tidak dibarengi dengan ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
Pada konversi sistem sering terjadi didalam pelaksanaanya tidak melihat seluruh aspek seperti tersebut diatas, sehingga menimbulkan beberapa masalah, bahkan sering pula terjadi akhirnya konversi gagal (balik ke sistem lama). Beberapa permasalahan yang umum terjadi biasanya berupa :
Infrastruktur SI :
- Tidak melihat adanya kebutuhan baru (baik hardware maupun software) didalam sistem baru, seperti adanya kebutuhan hardware / software yang sebelumnya tidak ada, kebutuhan perubahan kapasitas hardware (hardisk, memori, processor, dll), dll.
- Tidak memeriksa kompabilitas sistem yang terpasang seperti versi operating system sudah tidak mendukung, protocol yang digunakan tidak match dengan sistem baru (berupa prosedur untuk hubungan antar subsistem dan message format yang digunakan), beberapa pheriperal (system printer, validasi printer, passbook printer, dll) tidak dapat digunakan (tidak compatible didalam interface fisik ataupun logic), dll.
Data :
- Tidak melaksanakan analisa antara data yang lama dan yang baru (data maping) sehingga didalam konversi data banyak terjadi kesalahan atau kegagalan (tidak dapat dikonversi).
- Tidak melaksanakan pembersihan data lama (data clean up) dari data-data yang masih salah, tidak konsisten, tidak perlu ada, dll.
People :
- Tidak memeriksa adanya kebutuhan SDM dengan kwalifikasi tertentu akibat adanya sistem yang baru sehingga didalam operasi sehari-hari masih sangat tergantung pada fihak luar.
- Tidak melaksanakan training dengan baik bagi para user, sehingga didalam mengoperasikan sistem baru para user mengalami kesulitan.
Prosedur :
- Tidak memperhatikan adanya sistem baru menyebabkan terjadinya perubahan prosedur yang memerlukan adanya pos jabatan baru. Sementara didalam pelaksanaan konversi tidak dilaksanakan perubahan organisasi kerja.
- Kurang teliti didalam mempelajari prosedur baru sehingga sulit dilaksanakan dilapangan.
- Ada prosedur baku yang tidak dapat dihilangkan (baik karena alasan keamanan, adanya regulasi dari fihak eksaternal, dll), yang tidak di support oleh sistem baru.
- Features :
- Terlalu banyaknya perbedaan fasilitas-fasilitas yang diberikan oleh sistem maupun aplikasi baru dibandingkan sistem dan aplikasi lama. Hal ini khususnya dari titk pandang user apabila mereka sudah merasakan manfaat yang besar di fasilitas lama akan enggan menggunakan sistem baru atau mengangggap bahwa sistem baru kurang baik.
Cara melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan tidak terjadi, yaitu sebagai berikut :
- Sistem yang dikembangkan harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.
- User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik
- Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens re-engineering process; agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan.
- Conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan.
Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru dilakukan secara bertahap, dimulai dengan yang hanya memiliki satu atau lebih sedikit komponen fungsionalitas dan secara gradual berkembang hingga ke seluruh sistem.
Perubahan secara langsung, sistem baru diterapkan dan sistem lama langsung dihentikan, Perubahan secara paralel, sistem baru dijalankan bersama-sama dengan system lama, jika sistem baru tidak ada masalah maka sistem lama dihentikan pemakaiannya, Perubahan secara bertahap, perubahan system lama ke sistem baru dilakukan perjenis kegiatan setelah sistem yang baru dianggap telah ok, Perubahan secara moduler, perubahan system lama ke sistem baru dilakukan permodul (misalnya sistem penjualan, dilanjutkan system pembelian dst.) Perubahan secara terdistribusi, mirip dengan perubahan secara moduler hanya saja perubahannya meliputi berbagai lokasi/cabang.
Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalampengconversian tergantung pada beberapa faktor al : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.
Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalampengconversian tergantung pada beberapa faktor al : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.
6. Sistem pakar? Kelemahan? Kelebihan? Model?
Sistem pakar adalah Merupakan suatu sistem yang menggunakan pengetahuan manusia dalam komputer untuk memecahkan masalah, yang biasanya dikerjakan oleh seorang pakar. Cth. Pengacara, dokter, dll.
Kekurangan Sistem Pakar”
a. Biaya yang sangat mahal membuat dan memeliharanya
b. Sulit di kembangkan karena keterbatasan keahlian dan ketersediaan pakar
c. Sistem pakar tidak 100% bernilai benar
Keuntungan Sistem Pakar
Secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem pakar, antara lain :
a. Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.
b. Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.
c. Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.
d. Meningkatkan output dan produktivitas.
e. Meningkatkan kualitas.
f. Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka).
g. Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.
h. Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan.
i. Memiliki reabilitas.
j. Meningkatkan kapabilitas sistem komputer.
k. Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian.
l. Sebagai media pelengkap dalam pelatihan.
m. Meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah.
n. Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan
7. Kebutuhan informasi SDM dihubungkan dengan model SI SDM
Sub Sistem Input
þ Sistem Informasi Akuntansi
Merupakan campuran elemen-elemen data personil dan akuntansi.
* Elemen Data Personil - relatif lebih permanen dan bersifat non keuangan. Cth. Nama karyawan, pendidikan, dll.
* Elemen Data Akuntansi – bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis. Cth. Gaji bulanan, Upah per jam, pajak, dll
þ Subsistem Penelitian SDM
Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.
* Penelitian suksesi : dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia
* Analisis & evaluasi jabatan : mempelajari setiap jabatan untuk mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
* Penelitian keluhan : menindaklanjuti setiap keluhan-keluhan yang disampaikan karyawan untuk berbagai alasan.
þ Subsistem Intelijen SDM
Mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan, yang meliputi :
* Pemerintah – data & informasi mengenai peraturan ketenagakerjaan.
* Pemasok – data & informasi yang berhubungan dengan perekrutan dan penerimaan yang berhubungan langsung dengan masyarakat global.
Sub sistem output
þ Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan karyawan di masa datang.
þ Subsistem Perekrutan
Melakukan pencarian tenaga kerja atau mengisi lowongan kerja yang berasal dari eksternal perusahaan (lingkungan).
þ Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Melakukan manajemen terhadap karyawan, yang meliputi penilaian kerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, disiplin, keahlian atau kompetensi, dll.
þ Subsistem Kompensasi
Pemberian kompensasi atas keberhasilan atau disiplin dari karyawan terhadap perusahaan.
þ Subsistem Tunjangan / Benefit
Pemberian tunjangan karyawan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.
þ Subsistem Pelaporan Lingkungan
Pelaporan kebijakan dan praktek personalia perusahaan yang ditujukan langsung kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan yaitu lingkungan.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
8. Strategi CIO
Menekankan manajemen kualitas.
Mencapai ikatan user yang kuat.
Menyusun suatu tim manajemen jasa informasi.
Menyusun staf jasa informasi yang kompeten dalam teknologi dan metodologi canggih.
Membangun suatu sistem informasi sumber daya manusia.
9. Informasi yang dibutuhkan manajer untuk membuat suatu keputusan atas alokasi sumber dana keuangan perusahaan
INFORMASI PEMEGANG SAHAM
Semua korporasi,kecuali yang kecil, mempunyai departemen hubungan pemegang saham. Ia biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dan pemegang sahamnya. Kebanyakan arus informasi dari perusahaan k epemegang saham berbentuk laporan tahunan dan laporan kwartal. Baik pemegang saham maupun calon pemegang saham menggunakan informasi ini untuk menilai atau memertimbangkan peluang investasi yang ditwarjkan oleh perusahan tersebut. Laporan pemegang saham dibuat oleh departemen hubungan pemegang saham,yang bekerja sama dengan manajemen puncak. Laporan ini berisi informasi yang bentuknya sangat ringkas. Pemegang sasham juga menggunakan departemen hubungan pemegang saham sebagai saluran untuk menyampaikan keluhan, saran, dan informasi lain kepada perusahaan. Juga,sekali dalam setahun, pemegang saham mempunyai kesempatan untuk mengikuti meeting pemegang saham. Walaupun sebagaian besar komunikasi dilakukan oleh perusahaan pada meeting ini, namun pemegang saham diberi kesempatan untuk mengemukakan pandangannya secara terbuka yang ditujukan kepada eksekutif korporasi.
INFORMASI MASYARAKAT KEUANGAN
Aktivitas intelegensi keuangan perusahaan yang berkembang paling baik adalah aktivitas yang menyangkut masyarakat keuangan. Ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi ini. Pertama, sebagian informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan. Kedua, manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.
PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP ARUS UANG
Lingkungan mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang dalam perusahaan. Cara masyarakat keuangan bank, asosiasi tabungan dan pinjaman, perusahaan pinjaman hipotek, dan perusahaan asuransi merespon pemberlakuan undang-undang pemerintah fderal ini merupakan pengaruh langsung. Masyarakat keuangan meresponnya dengan cara menaikkan atau menurunkan suku bunga. Perusahaan akan merasakan pengaruh langsung ini ketika ia meminjam uang atau menginvestasikan dana surplusnya.
